Es gibt keinen Plan B

Beratung und Planung wird als Dienstleistung oft unterschätzt. Wer sich aber kompetente Planung und Beratung bei Unternehmensprojekten ins Haus holt, bekommt in der Regel einen guten Motor für Erneuerung und Fortschritt.

1. Initalisierung
Auf dieser Phase basiert jedes Projekt. Der Erfolg des Projektes hängt von der Qualität der gesetzten Ziele ab. Im Großen und Ganzen befasst sich diese Pre-Design-Phase mit den ersten formulierten Ansprüchen und führt diese in einen Konzeptentwurf inklusive Budgetvergabe.
Erfassen der Aufgabenstellung, Konzeption, Budgetierung, Realisierbarkeitsüberlegungen sowie die Auswahl der Berater und/oder des Projektteams kennzeichnen diese Phase.

2. Planung
Diese Phase startet mit der Ernennung der Projektleitung entweder durch einen entsprechenden offiziellen Brief oder durch Absprache. Die Projektleitung sollte den notwendigen Service in verschiedenen Phasen abarbeiten, z.B. Konzeptentwurf, schematischer Entwurf, Entwicklung des Entwurfs, Angebotsdokumente und Angebotsanalyse/Empfehlungen für das Projekt. An Ende dieser Phase steht die Genehmigung der Planungen und Arbeitsschritte.
Der Projektplan hebt die Arbeitsabläufe hervor, die benötigt werden um lieferbare Ergebnisse zu produzieren. Außerdem stellt er sicher, dass diese Arbeitsabläufe klar definiert, akkurat bewertet und alle Details Berücksichtigt werden. Jeder Arbeitsschritt wird definiert.

3. Angebotsphase
Diese Phase startet nach der Beendigung der Entwurfsphase. Die Phase kann jedoch auch schon vorzeitig starten, je nachdem, wie die strategische Ausrichtung des Projektes liegt.
Vorqualifikation und Auswahl der Anbieter, Angebotseinholung, Vorbesprechungen und Beantwortung der Anfragen,Klärung des Angebotes, Ergänzungen, Bewertung und Analyse des Angebotes, Verhandlungsgespräche kennzeichnen diese Phase.

4. Ausführung
Dieser Schritt muss in Rücksprache mit der Projektleitung und dem gesamten Management geschehen, deren Aufgaben Koordination, Konstruktionsmanagement, Technik, Vertragshandhabungen, Sicherheit, Qualitätssicherung und Inspektionen umfassen. Im Laufe des Projektes wird der Projektplan an die aktuelle Lage angepasst, falls neue Informationen bekannt werden. Die Projektleitung ist dafür Verantwortlich sicher zu gehen, dass alle Parteien der Projektplanung ein vollständiges und aktuelles Verständnis des Projektstatus haben.
Projektänderungen sind dann notwenig, wenn neue Entwicklungen von der ursprünglichen Projektabsprache und vom Projektplan abweichen. Alle potenziellen Änderungen werden immer im Verhältnis zu den Basiselementen Funktionalität, Zeitplan, Ausgaben und Ressourcen vorgenommen.
Vorbesprechungen, Arbeitskontrolle, Zahlungswesen, Koordination, Projektkontrolle, Kostenkontrolle, Planung des zeitlichen Ablaufs, Protokollierung, Sicherheitsmanagement und Qualitätsmanagement sind Bausteine dieser Phase.
Von allen Teammitgliedern wird erwartet, dass sie an der Lösung der Projektprobleme mitarbeiten. Es ist die Aufgabe des Projektleiters, ein Protokoll über alle aufgetretenen Probleme zu erstellen. Außerdem hat er die Verantwortung dafür, das Protokoll an die Projektkontrolle weiterzuleiten. Die meisten Probleme sollten innerhalb der Projektteams gelöst werden. In dem Fall, dass Probleme einer externen Lösung bedürfen, muss die Weiterleitung an die entsprechende externe Stelle vorerst vom Projektleiter genehmigt werden.

5. Nachbetrachtung
Nachdem die eigentliche Arbeit fertig gestellt ist, folgt die Handhabung der Gewährleistungsbestimmungen und die Evaluation des Projekterfolges.

 

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